Como organizar un estudio contable

Para empezar lo primero es organizar los procedimientos de archivo digital. Yo prefiero usar la nube de google, porque tiene más capacidad de Dropbox.
Para que no sea un caos de archivos sueltos, lo mejor es dividir las carpetas por clientes, Personas Fisicas y Juridicas.
Otra carpeta es clientes dados de baja.
Dentro de la carpeta Personas Fisicas pongo una carpeta modelo para dividir por temas, laboral, impositivo y documentos. Dentro de impositivo pongo cada impuesto por año.
Si bien no es lo ideal para búsqueda mientras no exista un sistema de indexación por cliente o de organización de archivos es lo mejor.
Independientemente de las limitaciones de los archivos en carpetas de windows dentro de la nube de google podes etiquetar los archivos para acelerar las busquedas.
Cuando ingresa un nuevo cliente replicas la carpeta modelo y listo.

Otro tema no menos importante es la selección de sistemas de soporte, hay muchas ofertas interesante en el mercado, algunas son más orientadas a contadores otras están pensadas para empresas. Pero lo importante es que en este momento están apareciendo muchas ofertas de sistemas colaborativos, que permiten que parte del trabajo se traslade al cliente.

Algunos ejemplos:
Xubio
Colppy
SOS-Contador
Contagram
Contabilium.

Es muy importante tener en cuenta que a medida que la oferta de sistemas va creciendo tenemos que incorporar conocimiento sobre esas herramientas de uso, porque se va haciendo cada vez más normal la externalización del trabajo administrativo.

Para el trabajo interno es importante que la herramienta:
- Cuente con soporte.
- Tenga un servicio de actualización permanente.
- Tenga buena respuesta de demanda de datos, o sea, no se caiga la pagina.

Contar con un sistema de alta velocidad es también importante, la inversión ronda los $ 9.000 pero evita que se acumule documentación en la oficina, además si está correctamente catalogada facilita su búsqueda en el tiempo. Recordemos que la obligación de conservar documentación se mantiene por 10 años en materia laboral y 5 en materia impositiva.

Es buena idea crear otra cuenta en la nube para la parte documental, para que no sean tan voluminosas las carpetas. Igualmente en la PC solo se puede sincronizar una cuenta, de todos modos los escaners envían automáticamente los archivos donde el usuario le indique en la nube.

Otra cuestión muy importante es contar con un sistema de organización de tareas, eso es, delegación, control de cumplimiento, estado de pendientes, traking de mails, llamadas y eventos, dado que durante el año el cliente nos informa de distintos eventos economicos que van a tener impacto en su balance fiscal, por ello es importante poder tener una base de novedades.

Otra carpeta importante es la de cotizaciones, en nuestra profesión reina la informalidad contractual lo cuál lleva muchas veces a generar conflictos en la relación profesional-cliente dado que nadie tiene claro los alcances de las prestaciones. Por eso no está demás enviar la carta de contratación al cliente y que el mismo preste conformidad por mail, de esa manera se definen claramente los alcances del servicio.