Auditorias colaborativas y legajos digitales de auditoria.

 En este video se abordan los procesos de auditoría digital, armado de legajo, herramientas, metodologías ágiles aplicadas a auditoria.

Como organizar el estudio contable V 2.0

Bueno las cosas van evolucionando, vino la pandemia y todo cambió. Para mí fue para mejor y más allá de los reniegues que tenemos con la AFIP debo decir que me gusta mucho más esta nueva forma de trabajar.

Desde la pandemia, dejamos de ir a la oficina, cada uno trabaja en su casa, o donde prefiera, si querés ir al parque y no te molestan los mosquitos anda al parque, solo vas a necesitar tres cosas: un celu para darle internet a tu notebook, una notebook y un seguro contra robo 😁.

Como hicimos:

1.- Pusimos un sistemas de archivos en común: para eso instalamos drive y dropbox. La idea es quedarnos definitivamente con Drive para usar las herramientas de google, además te permite más y mejores clasificaciones de carpetas. Obviamente obligatoriamente nadie más graba un solo archivo en su PC. Va todo a la nube. Esto yo ya lo había dicho en otro artículo, la desventaja de usar estos servicios es que cuando alguien mueve mal la carpetita o guarda el archivo en otra carpeta equivocada no lo encontrás más. Eso lo estamos resolviendo con ASANA, de eso te cuento en el punto 3.

2. - Volamos ese viejo ERP que usábamos que estaba en la red del estudio y usaba una llave de Hardlock, y nos pasamos a un sistema en la nube (específicamente SOS-Contador). Estamos muy contentos con este sistema, sobre todo porque no tenemos que procesar más las facturas que no es poco.... sinceramente es genial.

3.- Pusimos ASANA como herramienta de gestión de trabajo, manejamos todo por ahí, de apoco nos vamos acostumbrando, generó resistencia, pero de apoco se fueron dando cuenta que todo fluye naturalmente, no hay mucho que aprender, te va llevando sola y de apoco todos se van dando cuenta de las ventajas que representa, con esta herramienta matamos 3 pájaros de un tiro: resolvimos la comunicación, resolvimos la delegación de tareas y el seguimiento, y resolvimos el problema de los archivos. 

Como verás, no es que descubrimos la pólvora, pero ganamos tres cosas muy importantes: tenemos todos una agenda común, todos sabemos que hace cada uno, no necesitamos mantener una oficina cara, no tenemos expensas ni alquileres ni nada, y si hace falta tener un lugar para juntarnos con una oficina de 2 x 2 lo resolvemos, además que estamos usando Coworkings gratis muy buenos. Por otro lado ganamos en dejar de archivar y guardar papeles de clientes, directamente les pedimos que nos manden foto de los comprobantes que necesitamos, y si traen algo lo devolvemos de inmediato. 

Los desafíos que queremos resolver a futuro son:

Automatizar más tareas, el camino podrían ser los robots, pero la página de la AFIP la complica demasiado.

El sistema de sueldos, estamos usando Holistor, porque no encontramos ningún sistema que honestamente tenga todo lo que tiene y se actualice con todos los sindicatos.

El problema de la falta de archivo. Vemos que está muy bueno traer los archivos de comprobantes de la AFIP, pero que pasa si dentro de 5 años te piden un comprobante? Lo más seguro que si es digital no lo encuentres, ni vos ni tu cliente, lo único que hay son listados propios, y me parece que hay que tener un respaldo organizado de todo, y no encuentro ninguna aplicación por ahora para eso. Veremos con el tiempo, seguramente algo va a salir.

El útimo punto, que lo tenemos parcialmente resuelto es el tema de las aplicaciones de escritorio que nos siguen obligando a usar, como SIAP, algunas aplicaciones provinciales, la parte sindical. Eso tira para atrás, no queda otra solución que tener una PC con escritorio remoto, quizás se podría alquilar una PC en la nube de Amazon o de Azure, pero por ahora son bastante costosas. Ojalá que en algún momento desaparezcan todas esas cosas, mientras tanto hay que seguir avanzando.

La aplicación práctica de la tecnología a la profesión contable

Sin pretender abarcar todas las aplicaciones que podemos tener en la profesión, el propósito de este artículo es tener en claro en que nos puede ayudar específicamente la tecnología en nuestro trabajo.

La digitalización es el primer paso, pero en definitiva para que sirve digitalizar?

Digitalizar es aplicar tecnología para mejorar procesos en un sentido conceptual, pero también práctico que se traduce en solucionar problemas. Por eso el primer paso es hacer una lista de problemas que tenemos los contadores, algunos son fruto de la pandemia, otros, son producto del contexto local y otros son producto de los avances tecnológicos que nos arrastran.

Los problemas a solucionar son:

- Resolver el trabajo a distancia con nuestro equipo y con nuestros clientes.

- Reducir tiempos de proceso

- Mantenerse actualizado de las nuevas normas.

- Capacitarse, o tener el tiempo para poder hacerlo.

- Trabajar en red para poder solucionar problemas multidisciplinarios o geográficamente distantes.

- Automatizar tareas repetitivas

- Organizar la multiplicidad de tareas y actividades que nos toca hacer.

- Aprender e incorporar nuevas tecnologías de aplicación obligatoria.

- Incorporar y mantener clientela.

- Reducir costos estructurales para ser más competitivos.

- Mantener comunicación fluida con nuestros clientes.

- Organizar procesos internos y aplicar mejora continua.

- Estandarizar tareas y procesos.

Para todos estos problemas hay soluciones tecnológicas de distinto tipo, no existe nunca una única solución sino un conjunto de soluciones que a veces se integran entre sí y otras no. Por eso las soluciones las agrupo por tema, esta es mi clasificación:

1) Soluciones de marketing digital: para poder captar nuevos clientes y mantener comunicación fluida, incluyendo redes sociales. Acá puedo mencionar Hubspot, Pipedrive o Bitrix. Todos son sistemas CRM web. La novedad son los chatbots; robots que se conectan a las redes sociales para que parezca que estamos realmente on line. Suena a chapucero pero es más fácil de lo que parece, pensemos que alguien se conecta a nuestra página y nos hace distintas preguntas frecuentes, y las dejamos automatizadas, o bien el robot nos manda un mensaje para avisarnos que quieren hablar con nosotros, quizás pedir una consulta on line o un presupuesto. 

2) Soluciones de procesos: este es un gran tema, se conoce el diseño como BPMN (Bussiness process modeling notation) y sirve no solo para diseñar procesos sino también para armar soluciones digitales. Acá podemos mencionar Bizagi o Bonita, son sistemas accesibles, de aplicación gratuita, también los hay pagos como Kissflow por solo mencionar algunos. Las posibilidades de Bizagi son tremendas, y lo que es mejor, se aplica a cualquier empresa que quiere automatizar o modelar sus procesos operativos, es todo on line. Podes armar aplicaciones para tus clientes para cualquier cosa, desde atender reclamos de clientes hasta tener un registro de préstamos, amortizaciones, legajos de personal, etc etc etc. Son bases de datos con procesos y reglas de negocio. Hay pocos sistemas de este tipo, pero aparece una nueva especialización junto con estas herramientas: Arquitect Process Modelling. 

3) Soluciones de Flujo de trabajo y PM (Process management): solucionan muchos problemas porque permiten poner en práctica flujos de trabajo, organizar el trabajo a distancia, modelizar procesos, sirven como archivo de documentación (DMS), entre otras podemos mencionar: Monday, ASANA, Wrikle, Smartsheet. Yo uso ASANA para todos los procesos, realmente nos impulsa el flujo de trabajo hacia los objetivos, cada uno sabe cada día del año que está haciendo el otro, cuando tiene que terminarse un trabajo, como viene una carpeta, bueno un montón de información para trabajos home office, obviamente siempre hay atrasos, el día tiene 24 horas y hay que aprender a manejar la ansiedad. 

4) Soluciones de automatización: acá aparece otra rama promisoria para los buenos entendidos en procesos, la robótica, también conocida como RPA. No hablamos de robots corpóreos sino de software. Tenemos varias opciones, la número 1 para mí es UIPath, hay cursos de capacitación muy buenos, todos en inglés, pero para aprender podés recurrir a Udemy o Hotsmart, son plataformas de cursos on line muy buenas y en castellano. No hay excusas. Luego te podés certificar en la página oficial, rindiendo un exámen de validez internacional. Luego a salir a conseguir trabajos por workana, UPwork o la plataforma que prefieras, hay de sobra, en cualquier parte del mundo. Se estima que esta industria va a facturar 8.000 millones de dolares para el 2025, no sé si será verdad, pero viene creciendo fuerte.

5) Soluciones para resolver problemas de distancia: acá todos conocemos las herramientas de comunicación, como Meet o Zoom, pero también hay otras herramientas indispensables como Drive, Box o Dropbox. También es importante usar herramientas para control remoto como Remote Desktop de google, Team viewer o Remote Desktop Connection (para VPN). Una herramienta muy nueva y novedosa de Anydesk que también permite tomar control sobre celulares. Podés tomar la compu de tu cliente si es necesario para que vea en vivo como se hace determinado proceso.

6) Estandarizar tareas y procesos: acá ya entramos en el terreno de los sistemas, pero antes hay actividades más básicas como por ejemplo el uso de Plantillas de documentos, por ejemplo para armar modelos de contratos o actas mucho más rápido o formularios para captar datos. Para formularios tenemos google forms, es una herramienta simple pero completa pero si queremos usar cosas más avanzadas como formularios de tipo tutorial una herramienta muy buena es Jotforms. En este tema hay para divertirse yo solo menciono las que estoy usando, lo más importante es que sean gratis. Por otro lado para plantillas de documentos recomiendo FillableForms que es un complemento de google docs y google sheets. Sino tenemos PandaDoc pero cobra, pandadocs hace documentos con un formato muy atractivo, realmente para empresas con mucho movimiento de marketing es muy recomendable (para contratos y propuestas comerciales).

7) Los sistemas: acá está la clave de la productividad, por supuesto hablamos de sistemas contratados (SAS Software), y la carrera se basa en la competencia entre ellos. Por eso no hay que equivocarse cuando elegimos un sistema para el estudio tiene que ser el más popular, porque de lo contrario puede ser que con el tiempo la empresa que lo desarrolla deje de ser sustentable y se caiga, y los datos.... bueno, se van a las nubes. La buena noticia es que hay muy buenas ofertas en el mercado, hay que reconocer el talento Argentino; hace solo 4 años teníamos pocos proveedores, Holistor, Bejerman, Software, Nacional pero ahora la cosa cambio. Hay muchos sistemas en la nube, ya no son de escritorio, y aplican lo mejor de lo mejor, robots, IA, importación automatizada y muchas cosas más. Destaco en orden de preferencia personal: SOS- Contador, Acconpy, Taxes, Alegra, Xubio, todos son geniales, pero .... les falta el toque final. Lo que nadie resuelve, para lo cuál no queda otro remedio que seguir recurriendo a sistemas complementarios.

8) Por último y no menos importante, y podría seguir contándoles mucho más de otras herramientas que son notables y misteriosas como Rossum.ia, Zoho y todos los ERP que hay en el mercado muchos de vuelo internacional como Xero, Quickbooks, ODOO o SAP, hay un mundo de sistemas para empresas, todos son brillantes, super completos, escalables, hay Bussines Intelligence, sistemas como Power BI o google DATA Studio (mi preferido), y sin mencionar las APP que también se pueden armar para diferentes temas del estudio, lo que quiero decir con esto es : para todas estas herramientas las empresas de todos lados están buscando Analistas funcionales, gente con conocimiento de la herramienta, con ganas de enseñar y asesorar, otro campo fertil para sembrar. 

Como conclusión puedo decir, por experiencia propia, lleva mucho tiempo, sí, pero vale la pena, porque ya no te van a llamar para decirte que consiguieron un contador más barato para hacer ingresos brutos, te van a llamar para pedirte que los ayudes, que les des una mano porque están haciendo agua y necesitan especialistas, gente con conocimiento que sepa generar valor agregado. Lo demás depende de vos, pero tu primer candidato para arrancar es tu propio estudio, tu cliente más importante.

Mi trabajo como consultor

Bienvenidos a mi Blog.

Mi nombre es Martin Zanello, soy Contador Publico, y vengo desempeñando mi profesión desde hace ya 20 años.
Cuando yo me recibí las cosas eran muy distintas, en mis primeros años de experiencia trabajando para un firma internacional, lo más avanzado era una PC Pentium, usar Internet para trabajar era algo muy reservado y tener acceso a un sistema ERP era algo reservado a empresas medianas a grandes.
Siempre tuve atracción por los sistemas, desde el año 1994 al 1995 trabaje como profesor en el IAC, ahi fue donde tome contacto con herramientas de trabajo de Ms office.
Hoy el avance de la tecnología se volvió en un traspaso de obligaciones desde el estado -AFIP- a los contribuyentes, y si bien las cosas se hacen un poco más rápido que antes, ahora hay muchas más cosas para hacer, más impuestos, más regímenes de información cruzada, en definitiva más necesidad de asesoramiento pero menos tiempo para prestarlo.
Es por eso que mi objetivo profesional consiste en disociar las tareas rutinarias de mi estudio profesional y poder dedicar más tiempo personal a la consultoría profesional, poniendo énfasis en:

• Analizar la rentabilidad de la empresa.
• Potenciar su crecimiento.
• Trabajar en el incremento de la rentabilidad.
• Implementar sistemas de evaluación e información para la toma de decisiones.
• Colaborar en el proceso de innovación y mejora continua.
• Acompañar la dirección de la empresa en el proceso de planificación y evaluación de resultados.

El gran déficit de las empresas PYMES y principal punto de partida de mi trabajo es la mala calidad de la información ya sea por ineficiencia en el proceso de registración, mala implementación o mala calidad de la herramienta seleccionada. Por eso como primera medida me enfoco en normalizar el workflow administrativo orientándome a la calidad de la información final.

Estoy convencido que en pocos años más el trabajo contable va a volver a estar centrado en el procesamiento de la información y en la calidad de la información, dado que el acceso a la tecnología de la información está cada vez más al alcance de las pequeñas empresas. Eso siempre y cuando no se complique más aún la demanda de información fiscal.

Como organizar un estudio contable

Para empezar lo primero es organizar los procedimientos de archivo digital. Yo prefiero usar la nube de google, porque tiene más capacidad de Dropbox.
Para que no sea un caos de archivos sueltos, lo mejor es dividir las carpetas por clientes, Personas Fisicas y Juridicas.
Otra carpeta es clientes dados de baja.
Dentro de la carpeta Personas Fisicas pongo una carpeta modelo para dividir por temas, laboral, impositivo y documentos. Dentro de impositivo pongo cada impuesto por año.
Si bien no es lo ideal para búsqueda mientras no exista un sistema de indexación por cliente o de organización de archivos es lo mejor.
Independientemente de las limitaciones de los archivos en carpetas de windows dentro de la nube de google podes etiquetar los archivos para acelerar las busquedas.
Cuando ingresa un nuevo cliente replicas la carpeta modelo y listo.

Otro tema no menos importante es la selección de sistemas de soporte, hay muchas ofertas interesante en el mercado, algunas son más orientadas a contadores otras están pensadas para empresas. Pero lo importante es que en este momento están apareciendo muchas ofertas de sistemas colaborativos, que permiten que parte del trabajo se traslade al cliente.

Algunos ejemplos:
Xubio
Colppy
SOS-Contador
Contagram
Contabilium.

Es muy importante tener en cuenta que a medida que la oferta de sistemas va creciendo tenemos que incorporar conocimiento sobre esas herramientas de uso, porque se va haciendo cada vez más normal la externalización del trabajo administrativo.

Para el trabajo interno es importante que la herramienta:
- Cuente con soporte.
- Tenga un servicio de actualización permanente.
- Tenga buena respuesta de demanda de datos, o sea, no se caiga la pagina.

Contar con un sistema de alta velocidad es también importante, la inversión ronda los $ 9.000 pero evita que se acumule documentación en la oficina, además si está correctamente catalogada facilita su búsqueda en el tiempo. Recordemos que la obligación de conservar documentación se mantiene por 10 años en materia laboral y 5 en materia impositiva.

Es buena idea crear otra cuenta en la nube para la parte documental, para que no sean tan voluminosas las carpetas. Igualmente en la PC solo se puede sincronizar una cuenta, de todos modos los escaners envían automáticamente los archivos donde el usuario le indique en la nube.

Otra cuestión muy importante es contar con un sistema de organización de tareas, eso es, delegación, control de cumplimiento, estado de pendientes, traking de mails, llamadas y eventos, dado que durante el año el cliente nos informa de distintos eventos economicos que van a tener impacto en su balance fiscal, por ello es importante poder tener una base de novedades.

Otra carpeta importante es la de cotizaciones, en nuestra profesión reina la informalidad contractual lo cuál lleva muchas veces a generar conflictos en la relación profesional-cliente dado que nadie tiene claro los alcances de las prestaciones. Por eso no está demás enviar la carta de contratación al cliente y que el mismo preste conformidad por mail, de esa manera se definen claramente los alcances del servicio.

Evaluación rápida de los ERP

Si estás pensando en ordenar tu empresa lo primero que tenés que elegir es un ERP.
Que es? Básicamente se lo conoce como el "sistema contable", pero en realidad las siglas en inglés abarcan más procesos que solo la contabilidad. Por eso las siglas, que viene del inglés Planificación de Recursos Empresariales.
La diferencia básicamente es que un sistema contable solo lleva contabilidad, en cambio un ERP te lleva facturación, cobranzas, cuentas corrientes de proveedores, clientes, compras, etc, etc.
Dentro de los ERP tambien tenes subsistemas para otras cosas, por ejemplo:
MRP (producción)
CRM (relación clientes)
RMA (devolciones y posventa)
CSM (inventario)
QS (Gestión de calidad)
y muchos más.

Claro, todos no se pueden implementar de entrada, en realidad es un proceso de evolución, que va de la mano del crecimiento de la empresa.

Algunas comienzan directamente por darle la contabilidad al Contador, y llevar manualmente su proceso administrativo. Para mí es el peor error para empezar un negocio.

Creo que lo importante, sin pretender saber todo los procesos, es que el empresario defina de entrada que rol va a tener su Contador. Si solamente le va a llevar impuestos o realmente va a ocupar un papel más amplio, como un gerente de finanzas tercerizado.

Para mí -y por eso el blog- el contador es tu mejor aliado y si no lo usas bien, puede ser el más caro. Porque no tiene sentido visitar solamente una vez al año al contador para hacer catarsis y recriminarle que ahora ya es tarde para tomar desiciones. En definitiva, si no lo supiste aprovechar, entonces, no es culpa de él.

Ahora, si estás decidido a formar equipo, primero que nada organizar un entorno de trabajo colaborativo, que quiero decir con esto: simplemente utilizar sistemas basados en la nube, tanto los ERP, como los sistemas de gestión de documentación, como google Drive, Dropbox o el que quieras. Lo importante es el flujo constante de información.

No todos los sistemas orientados a la nube son colaborativos, muchos solo son de ida y vuelta de archivos. Lo importante es tener un flujo donde halla un mínimo workflow donde las cosas sensibles puedan ser revisadas en conjunto, por ejemplo, las aplicaciones de google como google sheet, o google docs, permiten ver al mismo tiempo lo que uno y otro van editando sobre un mismo archivo, hacer comentarios y resolverlos. Asi podrían estar a modo de ejemplo editando en conjunto una misma factura de venta, o planilla de cash flow.

Con los ERP sucede lo mismo, lo mejor es poder usar sistemas orientados a la nube, hay muchisimos ejemplos y todos son de bajo costo, de esta manera, por ejemplo en contador puede ver on line la información del mes, y hacer estimaciones de resultados mensuales o incluso terminar antes el balance.

Algunas recomendaciones: Colppy, Xubio, Contagram, Contabilium. En otro artículo más adelante voy a hacer un analisis de los que para mí son los mejores del mercado.