Sin pretender abarcar todas las aplicaciones que podemos tener en la profesión, el propósito de este artículo es tener en claro en que nos puede ayudar específicamente la tecnología en nuestro trabajo.
La digitalización es el primer paso, pero en definitiva para que sirve digitalizar?
Digitalizar es aplicar tecnología para mejorar procesos en un sentido conceptual, pero también práctico que se traduce en solucionar problemas. Por eso el primer paso es hacer una lista de problemas que tenemos los contadores, algunos son fruto de la pandemia, otros, son producto del contexto local y otros son producto de los avances tecnológicos que nos arrastran.
Los problemas a solucionar son:
- Resolver el trabajo a distancia con nuestro equipo y con nuestros clientes.
- Reducir tiempos de proceso
- Mantenerse actualizado de las nuevas normas.
- Capacitarse, o tener el tiempo para poder hacerlo.
- Trabajar en red para poder solucionar problemas multidisciplinarios o geográficamente distantes.
- Automatizar tareas repetitivas
- Organizar la multiplicidad de tareas y actividades que nos toca hacer.
- Aprender e incorporar nuevas tecnologías de aplicación obligatoria.
- Incorporar y mantener clientela.
- Reducir costos estructurales para ser más competitivos.
- Mantener comunicación fluida con nuestros clientes.
- Organizar procesos internos y aplicar mejora continua.
- Estandarizar tareas y procesos.
Para todos estos problemas hay soluciones tecnológicas de distinto tipo, no existe nunca una única solución sino un conjunto de soluciones que a veces se integran entre sí y otras no. Por eso las soluciones las agrupo por tema, esta es mi clasificación:
1) Soluciones de marketing digital: para poder captar nuevos clientes y mantener comunicación fluida, incluyendo redes sociales. Acá puedo mencionar Hubspot, Pipedrive o Bitrix. Todos son sistemas CRM web. La novedad son los chatbots; robots que se conectan a las redes sociales para que parezca que estamos realmente on line. Suena a chapucero pero es más fácil de lo que parece, pensemos que alguien se conecta a nuestra página y nos hace distintas preguntas frecuentes, y las dejamos automatizadas, o bien el robot nos manda un mensaje para avisarnos que quieren hablar con nosotros, quizás pedir una consulta on line o un presupuesto.
2) Soluciones de procesos: este es un gran tema, se conoce el diseño como BPMN (Bussiness process modeling notation) y sirve no solo para diseñar procesos sino también para armar soluciones digitales. Acá podemos mencionar Bizagi o Bonita, son sistemas accesibles, de aplicación gratuita, también los hay pagos como Kissflow por solo mencionar algunos. Las posibilidades de Bizagi son tremendas, y lo que es mejor, se aplica a cualquier empresa que quiere automatizar o modelar sus procesos operativos, es todo on line. Podes armar aplicaciones para tus clientes para cualquier cosa, desde atender reclamos de clientes hasta tener un registro de préstamos, amortizaciones, legajos de personal, etc etc etc. Son bases de datos con procesos y reglas de negocio. Hay pocos sistemas de este tipo, pero aparece una nueva especialización junto con estas herramientas: Arquitect Process Modelling.
3) Soluciones de Flujo de trabajo y PM (Process management): solucionan muchos problemas porque permiten poner en práctica flujos de trabajo, organizar el trabajo a distancia, modelizar procesos, sirven como archivo de documentación (DMS), entre otras podemos mencionar: Monday, ASANA, Wrikle, Smartsheet. Yo uso ASANA para todos los procesos, realmente nos impulsa el flujo de trabajo hacia los objetivos, cada uno sabe cada día del año que está haciendo el otro, cuando tiene que terminarse un trabajo, como viene una carpeta, bueno un montón de información para trabajos home office, obviamente siempre hay atrasos, el día tiene 24 horas y hay que aprender a manejar la ansiedad.
4) Soluciones de automatización: acá aparece otra rama promisoria para los buenos entendidos en procesos, la robótica, también conocida como RPA. No hablamos de robots corpóreos sino de software. Tenemos varias opciones, la número 1 para mí es UIPath, hay cursos de capacitación muy buenos, todos en inglés, pero para aprender podés recurrir a Udemy o Hotsmart, son plataformas de cursos on line muy buenas y en castellano. No hay excusas. Luego te podés certificar en la página oficial, rindiendo un exámen de validez internacional. Luego a salir a conseguir trabajos por workana, UPwork o la plataforma que prefieras, hay de sobra, en cualquier parte del mundo. Se estima que esta industria va a facturar 8.000 millones de dolares para el 2025, no sé si será verdad, pero viene creciendo fuerte.
5) Soluciones para resolver problemas de distancia: acá todos conocemos las herramientas de comunicación, como Meet o Zoom, pero también hay otras herramientas indispensables como Drive, Box o Dropbox. También es importante usar herramientas para control remoto como Remote Desktop de google, Team viewer o Remote Desktop Connection (para VPN). Una herramienta muy nueva y novedosa de Anydesk que también permite tomar control sobre celulares. Podés tomar la compu de tu cliente si es necesario para que vea en vivo como se hace determinado proceso.
6) Estandarizar tareas y procesos: acá ya entramos en el terreno de los sistemas, pero antes hay actividades más básicas como por ejemplo el uso de Plantillas de documentos, por ejemplo para armar modelos de contratos o actas mucho más rápido o formularios para captar datos. Para formularios tenemos google forms, es una herramienta simple pero completa pero si queremos usar cosas más avanzadas como formularios de tipo tutorial una herramienta muy buena es Jotforms. En este tema hay para divertirse yo solo menciono las que estoy usando, lo más importante es que sean gratis. Por otro lado para plantillas de documentos recomiendo FillableForms que es un complemento de google docs y google sheets. Sino tenemos PandaDoc pero cobra, pandadocs hace documentos con un formato muy atractivo, realmente para empresas con mucho movimiento de marketing es muy recomendable (para contratos y propuestas comerciales).
7) Los sistemas: acá está la clave de la productividad, por supuesto hablamos de sistemas contratados (SAS Software), y la carrera se basa en la competencia entre ellos. Por eso no hay que equivocarse cuando elegimos un sistema para el estudio tiene que ser el más popular, porque de lo contrario puede ser que con el tiempo la empresa que lo desarrolla deje de ser sustentable y se caiga, y los datos.... bueno, se van a las nubes. La buena noticia es que hay muy buenas ofertas en el mercado, hay que reconocer el talento Argentino; hace solo 4 años teníamos pocos proveedores, Holistor, Bejerman, Software, Nacional pero ahora la cosa cambio. Hay muchos sistemas en la nube, ya no son de escritorio, y aplican lo mejor de lo mejor, robots, IA, importación automatizada y muchas cosas más. Destaco en orden de preferencia personal: SOS- Contador, Acconpy, Taxes, Alegra, Xubio, todos son geniales, pero .... les falta el toque final. Lo que nadie resuelve, para lo cuál no queda otro remedio que seguir recurriendo a sistemas complementarios.
8) Por último y no menos importante, y podría seguir contándoles mucho más de otras herramientas que son notables y misteriosas como Rossum.ia, Zoho y todos los ERP que hay en el mercado muchos de vuelo internacional como Xero, Quickbooks, ODOO o SAP, hay un mundo de sistemas para empresas, todos son brillantes, super completos, escalables, hay Bussines Intelligence, sistemas como Power BI o google DATA Studio (mi preferido), y sin mencionar las APP que también se pueden armar para diferentes temas del estudio, lo que quiero decir con esto es : para todas estas herramientas las empresas de todos lados están buscando Analistas funcionales, gente con conocimiento de la herramienta, con ganas de enseñar y asesorar, otro campo fertil para sembrar.
Como conclusión puedo decir, por experiencia propia, lleva mucho tiempo, sí, pero vale la pena, porque ya no te van a llamar para decirte que consiguieron un contador más barato para hacer ingresos brutos, te van a llamar para pedirte que los ayudes, que les des una mano porque están haciendo agua y necesitan especialistas, gente con conocimiento que sepa generar valor agregado. Lo demás depende de vos, pero tu primer candidato para arrancar es tu propio estudio, tu cliente más importante.
