Como organizar un estudio contable

Para empezar lo primero es organizar los procedimientos de archivo digital. Yo prefiero usar la nube de google, porque tiene más capacidad de Dropbox.
Para que no sea un caos de archivos sueltos, lo mejor es dividir las carpetas por clientes, Personas Fisicas y Juridicas.
Otra carpeta es clientes dados de baja.
Dentro de la carpeta Personas Fisicas pongo una carpeta modelo para dividir por temas, laboral, impositivo y documentos. Dentro de impositivo pongo cada impuesto por año.
Si bien no es lo ideal para búsqueda mientras no exista un sistema de indexación por cliente o de organización de archivos es lo mejor.
Independientemente de las limitaciones de los archivos en carpetas de windows dentro de la nube de google podes etiquetar los archivos para acelerar las busquedas.
Cuando ingresa un nuevo cliente replicas la carpeta modelo y listo.

Otro tema no menos importante es la selección de sistemas de soporte, hay muchas ofertas interesante en el mercado, algunas son más orientadas a contadores otras están pensadas para empresas. Pero lo importante es que en este momento están apareciendo muchas ofertas de sistemas colaborativos, que permiten que parte del trabajo se traslade al cliente.

Algunos ejemplos:
Xubio
Colppy
SOS-Contador
Contagram
Contabilium.

Es muy importante tener en cuenta que a medida que la oferta de sistemas va creciendo tenemos que incorporar conocimiento sobre esas herramientas de uso, porque se va haciendo cada vez más normal la externalización del trabajo administrativo.

Para el trabajo interno es importante que la herramienta:
- Cuente con soporte.
- Tenga un servicio de actualización permanente.
- Tenga buena respuesta de demanda de datos, o sea, no se caiga la pagina.

Contar con un sistema de alta velocidad es también importante, la inversión ronda los $ 9.000 pero evita que se acumule documentación en la oficina, además si está correctamente catalogada facilita su búsqueda en el tiempo. Recordemos que la obligación de conservar documentación se mantiene por 10 años en materia laboral y 5 en materia impositiva.

Es buena idea crear otra cuenta en la nube para la parte documental, para que no sean tan voluminosas las carpetas. Igualmente en la PC solo se puede sincronizar una cuenta, de todos modos los escaners envían automáticamente los archivos donde el usuario le indique en la nube.

Otra cuestión muy importante es contar con un sistema de organización de tareas, eso es, delegación, control de cumplimiento, estado de pendientes, traking de mails, llamadas y eventos, dado que durante el año el cliente nos informa de distintos eventos economicos que van a tener impacto en su balance fiscal, por ello es importante poder tener una base de novedades.

Otra carpeta importante es la de cotizaciones, en nuestra profesión reina la informalidad contractual lo cuál lleva muchas veces a generar conflictos en la relación profesional-cliente dado que nadie tiene claro los alcances de las prestaciones. Por eso no está demás enviar la carta de contratación al cliente y que el mismo preste conformidad por mail, de esa manera se definen claramente los alcances del servicio.

Evaluación rápida de los ERP

Si estás pensando en ordenar tu empresa lo primero que tenés que elegir es un ERP.
Que es? Básicamente se lo conoce como el "sistema contable", pero en realidad las siglas en inglés abarcan más procesos que solo la contabilidad. Por eso las siglas, que viene del inglés Planificación de Recursos Empresariales.
La diferencia básicamente es que un sistema contable solo lleva contabilidad, en cambio un ERP te lleva facturación, cobranzas, cuentas corrientes de proveedores, clientes, compras, etc, etc.
Dentro de los ERP tambien tenes subsistemas para otras cosas, por ejemplo:
MRP (producción)
CRM (relación clientes)
RMA (devolciones y posventa)
CSM (inventario)
QS (Gestión de calidad)
y muchos más.

Claro, todos no se pueden implementar de entrada, en realidad es un proceso de evolución, que va de la mano del crecimiento de la empresa.

Algunas comienzan directamente por darle la contabilidad al Contador, y llevar manualmente su proceso administrativo. Para mí es el peor error para empezar un negocio.

Creo que lo importante, sin pretender saber todo los procesos, es que el empresario defina de entrada que rol va a tener su Contador. Si solamente le va a llevar impuestos o realmente va a ocupar un papel más amplio, como un gerente de finanzas tercerizado.

Para mí -y por eso el blog- el contador es tu mejor aliado y si no lo usas bien, puede ser el más caro. Porque no tiene sentido visitar solamente una vez al año al contador para hacer catarsis y recriminarle que ahora ya es tarde para tomar desiciones. En definitiva, si no lo supiste aprovechar, entonces, no es culpa de él.

Ahora, si estás decidido a formar equipo, primero que nada organizar un entorno de trabajo colaborativo, que quiero decir con esto: simplemente utilizar sistemas basados en la nube, tanto los ERP, como los sistemas de gestión de documentación, como google Drive, Dropbox o el que quieras. Lo importante es el flujo constante de información.

No todos los sistemas orientados a la nube son colaborativos, muchos solo son de ida y vuelta de archivos. Lo importante es tener un flujo donde halla un mínimo workflow donde las cosas sensibles puedan ser revisadas en conjunto, por ejemplo, las aplicaciones de google como google sheet, o google docs, permiten ver al mismo tiempo lo que uno y otro van editando sobre un mismo archivo, hacer comentarios y resolverlos. Asi podrían estar a modo de ejemplo editando en conjunto una misma factura de venta, o planilla de cash flow.

Con los ERP sucede lo mismo, lo mejor es poder usar sistemas orientados a la nube, hay muchisimos ejemplos y todos son de bajo costo, de esta manera, por ejemplo en contador puede ver on line la información del mes, y hacer estimaciones de resultados mensuales o incluso terminar antes el balance.

Algunas recomendaciones: Colppy, Xubio, Contagram, Contabilium. En otro artículo más adelante voy a hacer un analisis de los que para mí son los mejores del mercado.